BPM或Workflow各有哪些優缺點？選對管理系統提升工作效率，讓公司營運事半功倍
我們想讓你知道的是
根據研究顯示，員工平均每年花費超過21天的時間，在從事瑣碎或重複性的工作。因此BPM與Workflow就可以幫助系統化地控管業務流程和步驟，協助團隊在過程中交換資訊，更快達成目標。
文：Vicky
BPM（Business Process Management）中文翻譯為企業管理系統，為透過系統化地控管業務流程和步驟，並將其最佳化與透明化，以提升管理成效。
Workflow工作流程系統則是，透過系統幫助企業自動化定義、執行和管理內部從開始到完成的過程，在對的時間連結到對的人員和資訊，以協助團隊在過程中交換資訊、達成目標。
BPM優點
1. 簡化工作流程，提升效率
BPM不僅有助企業簡化業務流程，還能以自動化的方式解決繁瑣的任務，加上它使流程標準化，因此員工可以在既定的框架內更有效率地工作，從而加快決策過程並降低人為錯誤的風險。
此外，BPM也兼具分析監控的功能，管理層能藉此追蹤部門、個人執行的情況，有效提升生產力和盈利能力。
2. 優化內部規章，維持競爭力
透過BPM分析流程，找出讓工作窒礙難行的癥結點，以優化內部規章、提升工作效率， 企業也能藉此節省人工時間。
同時，它還可以幫助企業變得更加敏捷，使他們能夠快速跟上市場的變化，保持競爭力。
3. 提供更好的客戶服務與體驗
當企業流程高效且準確時，能為客戶帶來更好的客戶服務，提升其再次光臨的可能性。另外，BPM有助企業更好地了解客戶的需求及偏好，從而創造出滿足這些需求的產品和服務。
BPM缺點
1. 缺乏溝通
溝通在企業的任何階段都相當重要。由於BPM將工作流程分離，因此各部門員工之間可能會有缺乏溝通的問題。
2. 管理不善和資金流失
只有正確使用企業管理系統才能充分發揮其優點。若是沒有正確使用，將導致資金和其他資源嚴重損失。
儘管BPM的費用是多數企業能負擔得起的，但它並不便宜，如果能善加使用，即能為企業帶來雙倍的效果。
Workflow優點：
1. 強化問責制，提高即時可視度
有效的工作流程能在對的時間串連到對的人員和資訊，團隊裡的成員皆能明確地知道這項工作由誰負責、期限為何，藉此提高專案的可視度，準確規劃及分配任務和資源，並根據所需擴大或縮小工作規模，減少工作延遲的問題。
2. 提升營運效率
藉由系統自動連結對的人員和資料，團隊得以節省大量發送電子郵件和使用多種工具更新進度的時間，從而提升效率和生產力。
3. 減少錯誤
當任務的重複性越高，員工就越容易失去注意力並且犯錯誤。手動流程不僅耗時，而且還容易出錯。透過使用Workflow將數據自動化輸入和批准，即能避免人為錯誤。
Workflow缺點
1. 缺乏溝通
由於管理和任務的分配都經由Workflow系統完成，這將導致員工間缺乏人際交流，可能會為工作環境帶來負面影響。
2. 需要定期維護、花額外時間學習
每個Workflow系統都有其獨特的工作方式，加上系統不時需要升級或更新，因此員工不得不需要花額外的時間學習如何使用，才能發揮其最大優勢。
提升工作流程效率，該選擇BPM還是Workflow？
相似之處
- Workflow和BPM都用於簡化工作
- 可用於各種類型的業務和組織流程
- 有助於提高營運效率、減少混亂並節省時間
- 由於都是透過系統完成，導致員工之間有缺乏溝通的問題
差異
- 相較之下，Workflow與單個任務有關，而BPM則是側重於整個業務流程
- BPM關注的不僅僅是個人目標，也側重於報告生成及分析
- Workflow是BPM的一部分，但反之則不然
由於每個企業的狀況皆不一樣，對於該選擇Workflow還是BPM沒有絕對的標準答案，若只希望將單個部門的流程最佳化，那麼Workflow系統會是個不錯的選擇，但如果企業的目標是要整合多個部門的流程、提高溝通效率，並將其優化，那麼則會推薦使用BPM。
無論選擇採用哪種系統，只要與企業的目標保持一致，即是正確的決定。
Workflow產品已導入BPM管理系統的觀念
事實上，過去被視為電子簽核、以表單為主的Workflow產品，現已普遍導入BPM的概念，改以流程為主軸的架構。
同時，企業對於Workflow產品的關注焦點也逐漸從無紙化的數位文件、追蹤表單的處理狀態，轉為整合既有的系統，以提升企業整體運作效率和優化管理流程。
根據研究顯示，員工平均每年花費超過21天的時間，在從事瑣碎或重複性的工作。
為此，COMMEET的費用管理系統，提供彈性化的報銷流程設計，不僅有助企業自訂流程通知、加簽特定人員，也適用於報銷、簽呈、跨部門簽核等場景，為企業節省資源與時間，實現企業效率高速化。
本文經COMMEET 差旅及費用管理系統授權刊登，原文刊登於此
原標題： BPM與 Workflow的不同？選對管理系統，營運事半功倍！
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責任編輯：溫偉軒
核稿編輯：翁世航
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新經濟是什麼？由新興產業持續創新與成長，所帶動的「舊經濟」變革
我們想讓你知道的是
本文將帶您了解什麼是新經濟、新經濟所帶來的影響，進而探討台灣該如何在國際市場激烈競爭的環境下，發展新經濟產業，使台灣能與世界接軌，同時帶動傳統產業轉型成長。
經過前幾年病毒的肆虐，全世界一同承受了疫情時代封城、居家辦公、社交距離等種種衝擊，人們在工作模式與市場經濟行為上，都受到了不小影響與起伏動盪。然而，即使疫情期間面臨著層出不窮的挑戰，新經濟產業成長的勢頭並未減緩，甚至更加蓬勃尋找出路。長期致力於促進台灣產業發展的民進黨立委趙天麟表示，為了因應大環境不斷變動的市場需求，台灣需要積極創新與進化，把握迎面而來的機遇，才能為市場帶來新的希望與活力。本文將探討台灣該如何在國際市場激烈競爭的環境下，發展新經濟產業，使台灣能與世界接軌，同時帶動傳統產業轉型成長。
什麼是新經濟？新經濟定義介紹
新經濟一詞起源於1990年的美國，當時的美國景氣迎來空前盛況，各行各業呈現「高成長、高所得、低物價、低失業率」的現象。部分支持「新經濟理論」的學者認為，促成此現象的原因分別為以下6點：「全球化分工生產」、「金融市場變遷」、「僱用型態改變」、「美國贏得冷戰」、「開發中國家提供市場」、「資訊技術的發展」，同時高科技產業仍不斷創新，一並拉抬了其他產業的生產力，讓社會整體呈現欣欣向榮的氛圍。時間拉回到現在，「新經濟」一詞的定義變得相對模糊，目前主要意指能為傳統產業帶來革命性影響的新興產業或科技，像是近年來的大數據、5G、AI等，都可以視為新經濟的一員。
本文以大數據舉例，說明新經濟所帶來的變化。在還沒有大數據分析的年代，各行各業收集數據受到限制，只能透過人工統計整理，難以針對收集來的數據進行全面分析，更別說從資料中找出各個事件的關聯性，在下達決策時也一律以經驗來判斷。而大數據的誕生，讓所有產業的資訊處理能力有了飛躍性的提升，企業可以快速分析數以百萬筆的資料，並從數據中預測出未來的趨勢，提高各行各業的效率及競爭力，進一步發展出以數據為主的全新商業模式。
除了上文中提到的資訊科技產業外，近年來藝文、運動等新創產業，亦是開拓新經濟所關注的重點領域，例如由趙天麟立委號召的「大高雄38區公益慢跑」，除了成功突破台灣當時最高夜跑人數的紀錄之外，立委同時也邀請了全球6大馬拉松中的日本東京馬拉松總監、與德國柏林馬拉松總監一同共襄盛舉，並共同商討將高雄馬拉松推上世界舞台的可能，促進高雄運動新經濟的誕生。
新經濟影響巨大，引領全球經濟發展方向
新經濟的影響之所以巨大到能引領全球經濟的發展方向，主要與新興產業強勁的技術研發能力有關，不僅效率獲得大幅度提升，在技術層面更是改變了整個傳統產業結構，若無法跟上新經濟的腳步，將很可能會快速被市場淘汰，也正因如此，各國才開始逐漸重視新經濟的發展，積極投入資源，並將新技術整合進傳統產業中。
以美國為例，近年來積極發展「再工業化」，將重心放到新經濟產業發展上，以潔淨能源、健康醫療、電動車、生物工程、半導體等領域為首，提供特殊稅收抵免優惠以及各種補貼政策措施，爭取技術人才、資金回流美國，進一步推動新技術與新能源的應用，再造能兼具環保節能，且擁有高效產能的全新工業型態。在這樣的政策方向下，美國許多州都推出了鼓勵再生能源發展的政策，其中包含減免相關產業的稅收和提供購電補貼，同時還為氫燃料電池與儲能技術提供大量的研究資金，促進潔凈能源技術的創新和應用。
既然新經濟勢不可擋，有哪些新經濟產業值得我們耕耘呢？
新經濟產業的興起，大多與科技發展和滿足人們的需求有關，而能讓台灣有機會成為領頭羊的新經濟產業有4種領域，分別為健康醫療、能源科技、電動車、數據相關產業。這些產業之所以能成為新經濟的契機，主要是他們擁有以下特性：
- 有新技術誕生，或是技術有重大突破
- 與人們的日常生活息息相關
- 政府重點關注發展的產業
- 投資人一致看好，願意挹注資金
- 順應國際市場趨勢
舉例來說，各國為了降低交通運輸產生的碳排放量，正在積極發展使用電力驅動的交通工具。而為了提高用電效率，過去不被看好的氫能，於近年來也逐漸受到關注。相較於鋰電池來說，使用氫燃料電池效率更高，且能提供更多的能量，許多專家都認為氫能未來很可能會發展成能影響整個電動車市場的產業，甚至有機會成為各行各業不可或缺的能源供應技術。身為台灣氫能發展重要推手的趙天麟立委也表示，台灣的氫能供應鏈，從上游製氫到下游氫燃料電池的供應，已佈建得十分完整，甚至包括工業餘氫或家庭廢水，都能成為供電循環系統之一，讓工業、家庭用電能與氫能串接起來，大幅降低台灣的碳排量。因此政府與民間應更重視對氫能的投入，讓台灣在能源科技新經濟領域得以佔據領先地位。
如何推動台灣新經濟？從趙天麟立委的「運動新經濟概念」啟發
台灣仰賴出口貿易，容易受到全球經濟環境的影響，且疫情與國際經貿情勢的動盪，讓各行各業的工作型態發生巨變，在穩定發展的前提下，台灣目前仍需依賴強勁的半導體產業帶動整體發展。不過，考量到分散風險對於穩健經濟體的重要性，台灣公家機關與各大企業也沒有停下腳步，積極推動產業升級與轉型，除了關注工業及高科技產業的發展之外，運動產業與藝文產業也是值得我們關心的領域。
立法委員趙天麟在過去高雄市長初選期間，便曾提出「運動新經濟」政見，希望將高雄馬拉松提升到世界頂級馬拉松之列，成為「世界第7大馬拉松賽事」，以此來吸引參加比賽的國際遊客，間接帶動高雄的觀光熱潮。另外，趙天麟立委也注意到，日本沖繩做為日韓兩國職棒的「春訓基地」，每年為當地帶來非常可觀的觀光產值。然而，高雄不只春季雨量較沖繩少，氣溫也更平均，相較之下擁有比沖繩更優越的氣候條件，很適合打造成新的職棒春訓基地，若能結合當地旅遊景點的優勢，帶動棒球迷前來朝聖，將能透過發展運動新經濟為高雄帶來十分可期的觀光效益！
在藝文新經濟方面，也可以發現台灣近年來積極建設文化中心，循序漸進地推廣藝文產業，例如趙天麟立委曾到瀨戶內海藝術季參訪，希望能效仿「藝術帶動觀光經濟」的模式，邀請頂尖藝術家在原住民古獵道或是海岸線等地，設置裝置藝術或進行藝術表演，用藝術吸引全世界的遊客來訪，讓藝術不僅療癒人心，還能為地方創造新經濟貢獻。
現在世界各國正急於加速復甦經濟，一方面希望能妥善因應疫情帶來的經濟衰退、另一方面則期盼能降低通貨膨脹帶來的衝擊，為此各國都想站在新經濟的浪頭上，掌握新經濟產業的主導權，其帶來的不僅是新商機，甚至可能影響到10幾年後的經濟局勢。因此，我們迫切需要找到適合發展的新經濟產業，並善加經營，才有機會在國際舞台上佔有一席之地。
本文章內容由「趙天麟國會辦公室」提供。
